このタイトルなんですが、企業とか組織でよくある「失敗の原因」はこれだと私が考えている事になります。これを考えていなかったから失敗した。という例が多く、よく当てはまる話だと思いますので少し詳しく紹介していけたらと思っています。
”なに” は決まるけど ”どうやるか” が決まらない
例えばなんですが「新商品の売上改善」という議題の会議があった場合、多くの会議では
・もっと営業するべき
・商品のここを改造すればよい
・価格を下げる
なんていう意見が出てきました。
会議では「もっと営業するべき」が採用。営業が集められ対策会議が行われたとします。
対策会議では「もっと営業するべき」について具体的な話し合いが行われ
・商談件数を20％増やす
・DMを50％増やす
・既存顧客の他部署を開拓する
等の意見が出てきました。そして「商談件数を20％増やす」が目標として決められ
「では頑張りましょう！」のような感じで締めくくられました。
成果を報告する会議が近づいてきたので管理者は結果を集計して、そして驚きました。
人によってばらつきはあるものの、商談件数がほとんど増加していませんでした。
部下に理由を聞くと「忙しかった」とか「トラブル対応があった」などの返答が…。
今さら部下を叱ってもしょうがないので、資料をまとめながら言い訳を考える時間が過ぎていきました。
どうでしょうか？これって結構よくある話だと思います。私もたくさん経験しました。
なぜ、こうなってしまうのでしょう？
私は対策会議で「なにをやるか？」ではなく「どうやるか？」を決めなかった事が原因だと思います。
どうやるか？は２つの事をまずおさえる必要があります。
1つは「目標の進捗管理」で、もう１つは「通常業務への影響」です。
「目標の進捗管理」
目標の進捗管理なんですが、これは上長と従業員の目標に対する活動計画の共有、というお話になります。
先ほどの例で具体的に書くと「商談件数20％増やす」に対してさらに細かく
・毎週10件行っていた商談を12件にする
という具体的な件数目標を個人毎で設定します。次にそれを実行する事前予定表を作成し、実行したかどうかの確認に営業日報や商談報告書を使用します。この時にデジタルで運用できるSFAがあると本当にやりやすいです(^^♪
そして進捗状況を営業や上長が確認できるよう、ホワイトボードやＳＦＡを使ってスコアボードを作成し公表していきます。
こんなイメージです。
枠内の数字「14/12」 ですが、 / の右側が目標数値、左側が実績になります。
そして枠内のぬりつぶし色が青色だと「予定より多かった」緑色だと「予定通り」黄色だと「予定を下回った」としています。
そしてこの表だと１か月４週間のうち、半分の第２週まで終わっているので進捗基準は50％となります。補足ですが１週目だと25％、３週目だと75％、４週目、つまり１か月で100％となります。
その基準に対して進捗度が何％なのか？を見れば計画が実行できているかどうかを一目で判定できます。
この表だとDさんの計画を見直さないと目標達成は難しそうですね。
このように、状況の共有ができていなければ、目標を達成する可能性が何もしないよりはグンと上がるのがイメージできると思います。
「通常業務への影響」
Dさんと目標達成について上司の方がヒアリングを行うと「通常業務が忙しくて訪問件数が増やせない」という話が出てきました。
こういうの、本当によくありますよね (;^_^A
でも実際そうでして、知らず知らずのうちに従業員の業務がパンパンになっていて「新しい事をやろうと思ったら新しく人を雇わないとできない」なんてことがほとんどです。
これをクリアする為には通常業務の「棚卸」と「優先順位の決定」をする必要があります。
棚卸をしてみると
・その部署でやる必要がない仕事
・どこが責任をもってやっているか不明確
など、他部署と絡み合っている業務が多く、優先順位がつけにくくなっている状況に気が付く場合が多いです。よくいうスパゲティ状態です。
こういった状態を解消するためにIT導入をして業務効率化をはかったり、仕事の流れ自体を見直して組織や業務工程を作り直したりします。
そうする事で、最優先課題の実行が無理なく行われるように全体最適化を行います。
残業でカバーする、というのは短期的には問題ないですが少し長期的に見るとデメリットが多くあまりお勧めできません。
やはり会社や事業全体を見直して全体最適化をはかり、変化に強い組織を構築していく事が遠いように見えて実は一番の近道だと思います。
いかがだったでしょうか？
いろいろな目標や戦略があっても、実際に実行できないのは従業員のせいでもその目標達成が無理難題だから、という訳でもなく、単純に「やり方を決めていないから」というのが私の考えているところです。
「いろいろ計画を立てるんだけど、どうも上手くいかない」とか「計画達成が難しい」などお悩みの方は是非お問合せ下さい。
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