今日はテレワークを導入するなら必須と言っても過言ではないペーパーレスについて書いていきます。
ペーパレスとは文字通り「紙文書を無くす」ことになります。
みなさんのオフィスで使用している紙文書にはどんなものがありますか？
・FAXでやり取りする紙文書
・社内の回覧板
・有給や経費などの申請書
・各種日報
など、非常にたくさんの紙文書があると思います。
そしてこういった書類に関係してくるものとして
・ハンコ
・付箋や簡単なメモ
・次の閲覧者に回す
・保管するケースやキャビネット
などがあると思います。
ペーパレスとは紙文書を無くす、という事なんですが、実はハンコやキャビネットといった付随するものもデジタル化できないと結局は紙を印刷することになってしまいます。
例えば、FAXで届いた顧客からの見積依頼を処理する業務工程で考えてみます。
① FAXで見積依頼書が届く
② 見積返答書を作成し見積額を記入
③ 上司の未決ボックスに入れる
④ 上司が承認印を押す。
⑤ 自分の未決ボックスに戻ってくる
⑥ FAXで見積返答書を送る
⑦ 見積依頼書と見積返答書をセットでキャビネットに保管する
だいたいこんな感じだと思いますので、流れで考えてみます。
FAX文書をデジタル化した場合、①の見積依頼書はデジタル化できています。しかし何かあった時の確認用に見積返答書とセットで保管する必要があるのでデジタル化した見積依頼書を⑦で印刷する必要があります。
見積返答書もデジタル化する事にしましたが、今度は申請する際の未決ボックスに入れる為の③や承認印が必要な④でやはり印刷が必要になってきます。
このように簡単にペーパレスと言っても、非常に多様な事にデジタル対応しなければ業務が効率的になるどころか、かえって非効率になったり最悪な場合、文書の紛失も起こります。
ペーパレスを導入するにはデジタル技術はもちろんですが、その前段階で業務工程を把握して、どこからどこまでをペーパレスにするか？を決める事が非常に重要です。
そして、業務工程に付随する文書やものがデジタル上で実現できれば自然とテレワークの実現に繋がっていきます。
部分的でも完全でもペーパレスやテレワークは業務効率を飛躍的に向上させますし、柔軟な働き方を可能にするので社員満足度はもちろん、人材採用にも有利に働く非常に効果的な施策です。
ペーパレスやテレワークをもっとよくしたい、やこれから導入を検討したい、という方は是非お問合せください。
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